电子病历是以信息化系统记录的诊疗资料，纸质病历是手写或打印纸质版本。根据现行法规，符合规范的电子病历，与纸质病历拥有同等法律效力。 门诊、住院现在大量使用电子病历。医师在系统内记录病情、下达医嘱，电子病历有严格的留痕、防篡改机制，每一次修改都会留下操作日志，无法无痕改动。 患者就诊时，可以要求打印电子病历，由医疗机构盖章确认。后续申请复印病历资料，电子病历同样可以导出打印，加盖病案章后作为有效材料。 很多人误以为电子病历拿不到原件，其实不需要原件，加盖公章的打印件就可以用于请假、申报免训等场景。
门诊就诊，针对短期疾病，比如急性炎症、软组织扭伤等，医师评估后，一般开具短期休养建议，对应的就是门诊病假建议单、门诊诊断证明。门诊的休养建议，大多是短期几天到两周。 住院，病情相对偏重，出院时主管医师会在出院小结写明休养周期，同时可配套开具诊断证明，休养建议时间会根据术后或者重症恢复需求设定。 门诊没有住院记录作为支撑，很难开具长时间休养建议。如果疾病较重，符合住院指征，医师会建议住院。 二者材料效力一样，只是适用病情轻重不同。门诊材料适合短期病假；住院出院材料适合较长周期休养申请。
单位、学校收到诊断证明、病假条、免训证明等医疗材料，有权开展真实性核验，核验途径是联系开具文书的医疗机构医务部门。 核验一般只核实基础信息：是否有该患者就诊记录、这份诊断证明是否为本院医师开具，不会向核验方泄露详细病情隐私，保护个人健康信息。 核验有规范流程，不会随意调取全部病历细节。核验只确认文书真伪，不重新判断病情轻重。 提交材料的人，需要配合核验工作。如果医疗机构查不到对应的就诊、开证记录，这份材料会直接认定无效，病假、免训申请不予通过。
申请免体质测试，首先要确认自身疾病情况，剧烈运动存在健康隐患，本人前往医疗机构就诊，配合查体、检验检查。医师评估后出具诊断证明，写明不宜参加体测项目的意见。 留意学校申报截止时间，务必在体测开始前提交申请。找到体育部或者教务部门领取免体测申请表，填写个人信息，附上诊断证明，部分院校要求附上检查报告单。 学校会组织材料审核，部分院校会安排统一复核体检，或者电话核验医疗机构开具记录。审核结束后，通知学生申请结果。 批准免体测后，体测成绩会按照学校对应规定记载，一般按合格或者对应标准计分，不同学校规则不一样，以校内文件为准。